L UNITA ARCHIVISTICA E IL FASCICOLO PERSONALE .


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DEFINIZIONE DI FASCICOLO . Il fascicolo
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L\'UNITA\' ARCHIVISTICA E IL FASCICOLO PERSONALE ANAI Veneto - Regione del Veneto Gli archivi delle aziende ULSS Padova 11 aprile – 8 giugno 2007 Luigi Contegiacomo 2 maggio 2007

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DEFINIZIONE DI FASCICOLO Il fascicolo è l\'insieme ordinato (o organico) di documenti relativi promotion un medesimo affare o inerenti advertisement un medesimo procedimento amministrativo, di norma classificati in maniera omogenea, che si forma nel corso delle attività di un ente. Il fascicolo costituisce l\'unità archivistica indivisibile posta alla base della sedimentazione documentaria di un archivio per cui ha un ruolo strategico nella gestione dello stesso

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Sinonimi di "Fascicolo" ● Dossier ● Pratica ● Papela ● Carpetta ● Incartamento ● Affare ● Cartella and so forth

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Tipologie per contenuto : fascicolo per affare fascicolo nominativo fascicolo per attività Tipologie supporto : fascicolo cartaceo fascicolo elettronico

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Contenuto del fascicolo Nel fascicolo confluiscono tutti i " documenti" , protocollati o meno , in arrivo e in partenza, eventuali verbali, relazioni, ordini di servizio, allegati progettuali, registrazioni sound/video and so on. inerenti un medesimo "affare" o procedimento amministrativo

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Il Sottofascicolo Il fascicolo può articolarsi funzionalmente in sottofascicoli , che a loro volta possono avere un\'articolazione interna in inserti

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Fascicolo per affare Si apre al livello più basso del piano di classificazione e comprende tutta la documentazione "prodotta" dall\'Ufficio relativamente all\'affare e che presenta tutta la medesima classificazione

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Ordinamento all\'interno del fascicolo I documenti conservati nel fascicolo (o nel sottofascicolo/inserto) sono posti in ordine cronologico progressivo di registrazione a protocollo o comunque nell\'ordine cronologico di sedimentazione, qualora non protocollati, e di norma procedono dal documento più vecchio (in basso) a quello più recente (in alto)

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Ordinamento progressivo dei fascicoli I fascicoli per affare sono posti in ordine cronologico/numerico progressivo di apertura all\'interno della classe di appartenenza

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Elementi identificativi del Fascicolo Anno (o information) di apertura Classificazione Numero progressivo all\'interno della classe di appartenenza Oggetto: testo sintetico descrittivo dell\'affare, della pratica o del procedimento cui si riferisce il fascicolo Tutti detti elementi devono essere riportati sulla camicia (o coperta) esterna del fascicolo, sia essa cartacea o meno

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Elementi aggiuntivi per la gestione del fascicolo Anno di chiusura Eventuale passaggio da archivio corrente all\'archivio di deposito e da questo all\'archivio storico Eventuale scarto Responsabile/i del procedimento Numeri di protocollo e date dei documenti conservati nel fascicolo (art.38 del R.D.35/1900) Sono anche questi elementi che possono essere indicati sulla camicia esterna o virtuale e che contribuiscono alla corretta gestione archivistica

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Durata del fascicolo Di norma il fascicolo per affare ha una information di apertura che concur con il primo documento formato e utilizzato per l\'istruzione della pratica e si chiude con l\'atto amministrativo che porta alla definizione della stessa, il che non necessariamente avviene nello stesso anno solare

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Il repertorio dei fascicoli degli affari e dei procedimenti amministrativi E\' il registro cartaceo o digitale su cui si annotano con numerazione progressiva annuale tutti i fascicoli costituiti nell\'ambito del livello più basso di classificazione (classe) E\' strumento gestionale essenziale dalle solide basi storiche ed è unico per ogni AOO Analogamente al protocollo che registra i singoli documenti, il Repertorio registra i singoli fascicoli ed ha un ruolo strategico nella gestione documentaria e nella memoria storica, poiché documenta la concreta produzione dei documenti nella loro quotidiana stratificazione/sedimentazione

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Elementi del Repertorio dei fascicoli Classificazione Anno Numero progressivo del fascicolo Data di apertura Oggetto Eventuale presenza di sottofascicoli Movimentazione dei fascicoli

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Modello di repertorio ENTE PRODUTTORE AAO REPERTORIO DEI FASCICOLI ANNO TITOLO CLASSE N° Fascicolo OGGETTO Sottofascicoli Inserti note

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Ruolo strategico del fascicolo e del Repertorio dei fascicoli Senza fascicolazione l\'accesso alla documentazione amministrativa è affidato alla sola registratura di protocollo ed alla classificazione ivi riportata Senza repertorio dei fascicoli la ricerca diventa farraginosa e lunga per cui non è assicurato il rispetto dei tempi per i procedimenti amministrativi e la ricerca storica accept tempi più lunghi

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Fascicolo per attività E\' costituito dai documenti prodotti da un ente per lo svolgimento di attività semplici che non richiedono o per cui si sconsigli l\'istruzione di un fascicolo per affare, esaurendosi in risposte obbligate o in meri adempimenti di legge (advertisement es. inserimenti in liste di iscrizione o in liste di prenotazione). In genere viene associato al corrispondente livello del titolario

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Peculiarità del fascicolo per attività I documenti contenuti nel fascicolo per attività hanno tutti medesima classificazione mama destinatari o mittenti e talora anche oggetti diversi

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Durata del fascicolo per attività Il fascicolo per attività ha di norma durata annuale (o per anno accademico) mama può articolarsi in sottofascicoli con cadenze temporali ridotte (settimanali, mensili and so on.)

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FASCICOLO NOMINATIVO Tipologie: per persona fisica per persona giuridica

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Fascicolo per persona fisica Tipologie: Fascicolo del personale Fascicolo delle cariche istituzionali (consiglieri, assessori, membri di organi collegiali and so forth.) Fascicolo dell\'utenza (cartelle cliniche, fascicoli donatori, cartelle ambulatoriali, fascicoli stagisti, fascicoli studenti and so forth.)

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Contenuto del fascicolo nominativo Il fascicolo nominativo conserva tutta la documentazione , anche se appartenente a classifiche assorted, inerente una medesima persona. A differenza quindi del fascicolo relativo advertisement affari, contiene di norma documenti con classifiche assorted mama inerenti la stessa persona e si può aprire a livello di titolo o a livello di classe, mama più spesso non si associa al titolario, cui è trasversale

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Elementi che individuano il fascicolo nominativo Cognome e nome Matricola Qualora il fascicolo si apra promotion un qualsiasi livello del titolario, sarà contraddistinto dall\'anno, dalla classificazione, dal numero di matricola o dal nominativo, elementi questi ultimi che fungono da collante dei documenti presenti nel fascicolo

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Il sottofascicolo nominativo Il fascicolo nominativo si può articolare in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondente promotion una classe o sottoclasse del titolario (non necessariamente a tutte le classi o sottoclassi) o advertisement una voce predefinita e funzionale alla gestione dei fascicoli

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Il Repertorio dei fascicoli nominativi Anche i fascicoli nominativi dovrebbero essere dotati di un repertorio cartaceo o digitale distinto per ogni tipologia di fascicoli: personali, dei fornitori, dei pazienti and so forth. Deve esservi riportata l\'indicazione del nominativo, dell\'anno di apertura e dell\'eventuale anno di chiusura

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Il fascicolo nominativo del personale Il fascicolo nominativo del personale raccoglie tutta la documentazione, anche caratterizzata da classificazione non omogenea, inerente l\'attività lavorativa del singolo dipendente in seno all\'ente produttore: di norma è articolato in sottofascicoli funzionali alla gestione del fascicolo stesso. In genere i fascicoli del personale costituiscono serie archivistica autonoma ordinata nominativamente o per matricola (con indice onomastico di collegamento) anche in base alle categorie lavorative (personale medico, paramedico, amministrativo and so forth.)

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Funzioni del fascicolo del "personale" Una corretta articolazione e gestione del fascicolo del personale è garanzia di una migliore conservazione e salvaguardia delle informazioni contenute nei documenti ivi contenuti, consentendo e facilitando al rhythm stesso l\'esercizio del diritto d\'accesso agli aventi diritto Una scorretta organizzazione del fascicolo personale impedisce o comunque rallenta l\'esercizio del diritto d\'accesso, incide negativamente sulla trasparenza amministrativa dell\'ente, rallenta l\'iter dei procedimenti amministrativi e lede l\'immagine dell\'ente

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Durata del fascicolo "personale" Il fascicolo "personale" è un\'unità archivistica sui generis poiché si apre al momento dell\'attivazione del rapporto con l\'ente e resta sempre aperto e "corrente" sino alla conclusione della carriera lavorativa del dipendente, del che deve tener conto anche l\'eventuale sistema informatico gestionale Anche la serie in cui di norma sono inseriti i fascicoli personali è "aperta" mama può articolarsi in due sottoserie distinte per il personale in servizio e per quello in quiescenza, che può in tal caso essere considerata serie "chiusa"

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Sottofascicoli e inserti del fascicolo del personale Il fascicolo del personale si articola in sottofascicoli funzionali alle attività dell\'ente, all\'esercizio dei diritti da parte degli intestatari del fascicolo, al piano di conservazione, al rispetto della normativa sulla protection. Possono adottarsi sottofascicoli con camicie di colore diverso per distinguere la documentazione destinata a conservazione perpetua da quella passibile di selezione per lo scarto o per distinguere la documentazione sensibile e ipersensibile da quella non sottoposta a vincoli di accesso

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Camic

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