YAZISMA KURALLARI .


26 views
Uploaded on:
Description
YAZIŞMA KURALLARI. Çiğdem ŞENOL 2011. T.C. ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Genel Sekreterlik Sayı : B.30.2.ULU.0.70.00.01- /…/2011
Transcripts
Slide 1

YAZIŞMA KURALLARI Çiğdem ŞENOL 2011

Slide 3

T.C. ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Genel Sekreterlik Sayı : B.30.2.ULU.0.70.00.01- /…/2011 Konu : Yazışma Kuralları Eğitimi

Slide 4

RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK

Slide 5

Madde 1-Amaç Bu Yönetmeliğin amacı; resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Madde 2-Kapsam Bu Yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Slide 6

Madde 4-Tanımlar Resmi yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi, Resmi belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

Slide 7

Resmi bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri, Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, Dosya planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

Slide 8

Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, Güvenli elektronik imza: Sadece imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder.

Slide 9

Madde 5-Resmi yazışma ortamları ve güvenlik Kâğıtla yapılan resmi yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Slide 10

Madde 6-Nüsha sayısı Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. (Ancak business kurum olarak üç nüsha yapıyoruz.) Madde 7-Belge Boyutu Resmi yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

Slide 11

Madde 8-Yazı tipi ve karakter boyutu Bilgisayarla yazılan yazılarda " Times New Roman " yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, frame ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Slide 12

Madde 9 Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. Kind satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Slide 13

T.C. ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Genel Sekreterlik

Slide 14

Madde 10-Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (- ) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (- ) işareti konularak birim evrak kayıt numarası yazılır.

Slide 15

Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminden aldığı numaradır.

Slide 16

Sayı : B.30.2.ULU.0.70.00.01-020-XXX/

Slide 17

Sayı : B.30.2.ULU.0.70.00.01-020/

Slide 18

Madde 11 Tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla, aralarına eğik çizgi (/) işareti konularak yazılır. Madde 12 Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. " hk ." kısaltması kullanılmaz.

Slide 19

Sayı : B.30.2.ULU.0.70.00.01-020/…/…/2011 Konu : Yazışma Kurallarına Ilişkin Eğitim

Slide 20

Madde 13-Gönderilen Makam Kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın kind satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

Slide 21

Isme yazılan yazılarda, "Sayın" kelimesinden sonra advertisement küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.

Slide 22

BURSA VALİLİĞİNE (Il Milli Eğitim Müdürlüğü) Sayın Prof. Dr. Hasan KÖNİ Bilkent Üniversitesi Öğretim Üyesi

Slide 23

Madde 14 Ilgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "ilgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. Ilgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

Slide 24

Ilginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti " ) " konularak kullanılır. Ilgide, "… tarihli ve … sayılı" ibaresi kullanılır. Ilgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu cap olarak belirtilir. Ilgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir

Slide 25

Ilgi:a) 10.01.2011 tarihli ve 020/2222 sayılı yazımız. b) 19.02.2011 tarihli ve B.30.0.PER.0.00.00.01-205-2775/9214 sayılı yazınız.

Slide 26

Madde 15 Metin, "ilgi"den sonra başlayıp "imza"ya kadar süren kısımdır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içinde yazı ile de gösterilebilir. Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Imla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.

Slide 27

Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Imla Kılavuzunda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın kind kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. RİT (Rektörlük Idari Teşkilatı) Alt makama yazılan yazılar " Rica ederim .", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar " Arz ederim . ", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar " Arz ve rica ederim ." biçiminde bitirilir.

Slide 28

Madde 16-Imza Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. Imza promotion ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

Slide 29

Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar advertisement ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Prof. Dr. Distribute CENGİZ Rektör

Slide 30

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın advertisement ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Prof. Dr. Eray ALPER Rektör a. Rektör Yardımcısı

Slide 31

Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın advertisement ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır Prof. Dr. Ali Yaşar SARIBAY Rektör V.

Slide 32

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda, Prof. Dr. Eray ALPER Prof. Dr. Allot CENGİZ Rektör Yardımcısı Rektör Ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ü

Recommended
View more...