Pengertian dan Motivasi Melakukan Pengadaan pada Proyek

Slide1MANAJEMENPENGADAAN PROYEK PERTEMUAN 6

Slide2DEFINISI PENGADAAN• Pengadaan/procurement:  mendapatkan barang  atau  jasa  yang  bersumber  dari luar. • Termasuk  kedalamnya  adalah  pembelian dan  outsourcing .

Slide3MOTIFASI MELAKUKAN OUTSOURCE• Untuk  mengurangi  biaya  tetap  dan  biaya rutin. • Agar  organisasi  fokus  terhadap  bisnis intinya. • Untuk  mengakses  keahlian  dan  teknologi. • Untuk  fleksibilitas • Untuk  meningkatkan  akuntabilitas.

Slide4KONTRAK• Kontrak  adalah  perjanjian  yang mewajibkan  penjual  untuk  memberikan produk  atau  layanan  yang  sesuai spesifikasi,  dan  mewajibkan  pembeli  untuk membayarnya. • Kontrok  dapat  memperjelas  tanggung jawab  dan  mempertajam  hasil  proyek yang  ingin  dicapai.

Slide5PROSES MANAJEMEN PENGADAAN• Manajemen  pengadaan  proyek : mendapatkan  barang  atau  jasa  untuk sebuah  proyek,  yang  berasal  dari  luar organisasi  yang  menjalankan  proyek tersebut.

Slide6PROSES MANAJEMEN PENGADAAN(lanjutan) • Proses-prosesnya  adalah : – Perencanaan  pengadaan :  menentukan  apa yang  akan  diadakan,  kapan  dan  bagaimana pengadaannya. – Melakukan  pengadaan :  mendapatkan  respon penjual,  memilih  penjual  dan  membuat  kontrak. – Mengadministrasikan  pengadaan:  mengelola relasi  dengan  penjual,  memonitor  kontrak,  dan membuat  perubahan  sesuai  kebutuhan. – Mengakhiri  pengadaan :  melengkapi  dan menetapkan  setiap  kontrak.

Slide7MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

Slide8RENCANA PENGADAAN• Mengidentifikasi  kebutuhan  proyek  yang dapat  dipenuhi  dengan  menggunakan produk  atau  layanan  yang  berasal  dari  luar organisasi.

Slide9ALAT BANTU DAN TEHNIKPERANCANAAN • Alat  bantu  perencanaan  untuk  pengadaan: – Make-or-buy  Analisis :  digunakan  untuk menentukan  apakah  organisasi  harus membuat  atau  melakukan  sebuah  produk atau  layanan  didalam  organisasi,  atau membelinya  dari  pihak  lain.

Slide10TIPE-TIPE KONTRAK• Fixed  price   atau  lump  sum  contract : memasukan  total  harga  tetap  dari  sebuah produk  atau  layanan. • Cost  reimbursable  contract :  memasukkan pembayaran  ke  penjual  untuk  biaya  langsung dan  biaya  tidak  langsung. • Kontrak  waktu  dan  material :  penggabungan kontrak  fixed  price   dan  cost  reimbursable. (sering  dipakai  konsultan) • Unit  price  contract :  mewajibkan  pembeli  untuk membayar  penjual  sesuai  dengan  jumlah  per unit  layanan  yang  telah  ditentukan.

Slide11KLAUSUL KONTRAK• Didalam  kontrak  harus  dimasukan  klausul yang  spesifik  mengenai  hal-hal  yang menjadi  ke  unikan  dari  proyek. • Klausul  terminasi  adalah  sebuah  klausul dalam  kontrak  yang  memperbolehkan pembeli  atau  penjual  mengakhiri  kontrak tersebut.

Slide12STATEMENT OF WORK (SOW)• Mendeskripsikan  pekerjaan  yang  harus dilakukan. • Pernyataan  ruang  lingkup. • Memberikan  pemahaman  yang  lebih  baik mengenai  ekpektasi  pembeli.

Slide13CONTOH SOW

Slide14DOKUMEN PENGADAAN• Request  for  proposal :  digunakan  untuk memperoleh  proposal  dari  penjual  yang sesuai. – Proposal  adalah  sebuah  dokumen  yang disiapkan  oleh  penjual  untuk  memenuhi kebutuhan  pembeli. • Request  for  Quotes :  digunakan  untuk memperoleh  penawaran  dari  penjual  yang sesuai.

Slide15CONTOH REQUEST FOR PROPOSAL

Slide16PELAKSANAAN PENGADAAN• Menentukan pihak yang bertanggung jawab dalam mengerjakannya. • Mengirim dokumen ke penjual-penjual yang potensial. • Memperoleh proposal atau penawaran • Memilih penjual • Membuat kontrak

Slide17CONTOH DOKUMEN PENILAIANPROPOSAL

Slide18MEMILIH PENJUAL• Organisasi  sering  membuat  sebuah  daftar penjual/rekanan  untuk  merekam  kinerja penjual  tersebut  di  proyek  sebelumnya. • Penjual/rekanan  dapat  dipilih  dari  daftar tersebut. • Output  akhir  adalah  kontrak  yang  sudah ditanda  tangani  oleh  pembeli  dan  penjual yang  terpilih.

Slide19PERUBAHAN KONTRAK• Setiap  perubahan  didalam  kontrak  harus direview,  disetujui  dan  didokumentasikan. • Setiap  perubahan  harus  memasukan analisa  dampak  yang  menggambarkan dampak  terhadap  ruang  lingkup,  waktu, biaya  dan  kualitas  dari  produk  atau layanan  yang  diberikan. • Gunakan  alat  bantu  dan  metode  lain seperti  review  kinerja,  inspeksi  dan  audit.

Slide20MENUTUP PENGADAAN• Menyelesaikan  dan  menetapkan  kontrak,  serta menyelesaikan  semua  hal  yang  masih terkendala. • Tim  proyek  harus: – Menentukan  semua  pekerjaan  diselesaikan  secara benar  dan  memuaskan. – Melakukan  update  yang  merefleksikan  hasil  akhir. – Mengarsipkan  informasi  untuk  digunakan kedepannya. • Didalam  kontrak  memasukan  syarat  penerimaan dan  penutupan  proyek  yang   dilakukan  secara formal.