Pentingnya Rekod Arsip dalam Organisasi

1. Minggu XI dan XII Pokok Bahasan: Appraisal dan Penyusutan Rekod

2. Peran rekod/arsip dalam organisasi Peran rekod/arsip dalam organisasi Sumber informasi penting organisasi Sumber informasi penting organisasi Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi Akuntabilitas organisasi Akuntabilitas organisasi Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan . Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan .

3. Penilaian Arsip Penilaian Arsip Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilaiguna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya. Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilaiguna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.

4. Kriteria Penilaian Kriteria Penilaian Nilai guna arsip/rekod Nilai guna arsip/rekod Nilai guna rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip . Nilai guna rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip . A. Nilai guna Primer (Primary values) A. Nilai guna Primer (Primary values) A rsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang. A rsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.

5. Nilaiguna primer Nilaiguna primer Nilai guna administrasi Nilai guna administrasi Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip. Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip. Contoh; undangan, dst Contoh; undangan, dst Nilai guna keuangan/fiskal Nilai guna keuangan/fiskal Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst. Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

6. Nilaiguna primer Nilaiguna primer Nilai guna hukum Nilai guna hukum Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh; Undang-undang, peraturan,surat keputusan instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst Contoh; Undang-undang, peraturan,surat keputusan instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst Nilai guna ilmiah dan teknologi Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh; laporan hasil penelitian Contoh; laporan hasil penelitian

7. Lanjutan nilaiguna Lanjutan nilaiguna Nilai guna Sekunder (Secondary Values) Nilai guna Sekunder (Secondary Values) Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. A.Nilai guna kebuktian A.Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan . Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan . Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata kerja , sertifikat perusahaan dst. Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata kerja , sertifikat perusahaan dst.

8. N ilaiguna sekunder N ilaiguna sekunder Nilai guna informasional Nilai guna informasional Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst

9. Prosedur Penilaian Prosedur Penilaian Membuat klas disposal Membuat klas disposal Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen Melengkapi dokumentasi appraisal Melengkapi dokumentasi appraisal Diterapkan pada daerah lain Diterapkan pada daerah lain Laporan untuk review Laporan untuk review

10. Alat Penilaian Arsip Alat Penilaian Arsip Survey arsip Survey arsip Jadwal retensi arsip Jadwal retensi arsip Appraisal check list Appraisal check list

11. Survey Survey Survai Survai Pengumpulan data melalui survai untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi, jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya, Pengumpulan data melalui survai untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi, jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya,

12. Jadwal retensi arsip Jadwal retensi arsip Satu daftar yang memuat deskripsi ringkas series dokumen-rekod (berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi), lama masa simpan dokumen-rekod aktif/inaktif, serta tindakan atau rekomendasi terhadap series arsip yang habis masa simpannya. Satu daftar yang memuat deskripsi ringkas series dokumen-rekod (berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi), lama masa simpan dokumen-rekod aktif/inaktif, serta tindakan atau rekomendasi terhadap series arsip yang habis masa simpannya.

13. Tujuan Jadwal Retensi Arsip Tujuan Jadwal Retensi Arsip 1) Memudahkan Penyusutan 1) Memudahkan Penyusutan 2) Memudahkan temu kembali rekod/arsip 2) Memudahkan temu kembali rekod/arsip 3) Memenuhi perundang-undangan 3) Memenuhi perundang-undangan

14. Appraisal check list Appraisal check list Inventory rekod/arsip Inventory rekod/arsip Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan . Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .

15. Keuntungan Penilaian Keuntungan Penilaian 1. Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta sampai di accesion oleh organisasi. 1. Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta sampai di accesion oleh organisasi. 2. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat mengurangi biaya perservasi. 2. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat mengurangi biaya perservasi.

16. Penyusutan Arsip Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan ( PP 34/1979 Pasal 2) Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan ( PP 34/1979 Pasal 2) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.

17. Prinsip-prinsip penghancuran arsip Adanya wewenang/otoritas Timely Aman/rahasia Terdokumentasi Kesesuaian/ramah lingkungan

18. Penghancuran informasi sensitif Informasi personal Informasi keuangan/finansial/komersial Informasi rahasia Informasi tentang penyelidikan Informasi tentang kemungkinan adanya resiko

19. Proses Penyusutan Proses Penyusutan Penyiangan Penyiangan Pembuatan daftar Pembuatan daftar Berita Acara Berita Acara Pelaksanaan Pemusnahan Pelaksanaan Pemusnahan Dengan cara: Dengan cara: 1. Peracikan 1. Peracikan 2. Secara Kimiawi 2. Secara Kimiawi 3. Dibakar 3. Dibakar

20. Lanjutan proses penyusutan.. Lanjutan proses penyusutan.. Penyiangan/identifikasi Penyiangan/identifikasi Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan rekod/arsip berdasarkan isi informasi dan kondisi fisik. Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan rekod/arsip berdasarkan isi informasi dan kondisi fisik. Isi informasi identifikasi arsip asli dilakukan berdasarkan prioritas pertama dan prioritas kedua, yaitu nilai guna penelitian dan historis permanen tanpa memperhatikanbentuk arsip. Isi informasi identifikasi arsip asli dilakukan berdasarkan prioritas pertama dan prioritas kedua, yaitu nilai guna penelitian dan historis permanen tanpa memperhatikanbentuk arsip. Kondisi fisik; dipisahkan berdasarkan media, arsip bebas dari jamur, arsip dalam kondisi buruk, rapuh ataurusak harus diperbaiki atau dibuat copy lebih dahulu, staple dan penjepit harus dibuang, dokumen yang terlipat harus diluruskan Kondisi fisik; dipisahkan berdasarkan media, arsip bebas dari jamur, arsip dalam kondisi buruk, rapuh ataurusak harus diperbaiki atau dibuat copy lebih dahulu, staple dan penjepit harus dibuang, dokumen yang terlipat harus diluruskan

21. Record Inventory Record Inventory

22. Berita Acara Berita Acara Berita Acara Berita Acara Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat unsur-unsur sebagai berikut: Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat unsur-unsur sebagai berikut: Hari/tanggal/bulan/tahun Hari/tanggal/bulan/tahun Nama yang menyerahkan Nama yang menyerahkan Jabatan yang menyerahkan Jabatan yang menyerahkan Nama jabatan yang menerima Nama jabatan yang menerima Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan Tanda tangan kedua belah pihak. Tanda tangan kedua belah pihak.

23. Landasan Hukum Landasan Hukum PP No. 34/1979 PP No. 34/1979 T entang penyusutan arsip T entang penyusutan arsip SE/01/1981 SE/01/1981 T entang penanganan arsip inaktif sebagai T entang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip. pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip. SE/02/1983 SE/02/1983 T entang pedoman umum untuk menentukan nil a i guna arsip T entang pedoman umum untuk menentukan nil a i guna arsip Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Undang-Undang No. 8 tahun 1997 T entang Dokumen Perusahaan. T entang Dokumen Perusahaan.

24. Penyimpanan Arsip Penyimpanan Arsip

25. Managed Records/File Managed Records/File

26. Unmanaged Records/File Unmanaged Records/File

27. Sumber bacaan Sumber bacaan ISO/TR 15489-2. Information and Documentation- Records Management 2001 . ISO/TR 15489-2. Information and Documentation- Records Management 2001 . Sulistyo-Basuki.(1999).Manajemen Arsip Dinamis= Records Management. Sebuah Pengantar. Jakarta Sulistyo-Basuki.(1999).Manajemen Arsip Dinamis= Records Management. Sebuah Pengantar. Jakarta

28. Terima kasih dan pertanyaan Terima kasih dan pertanyaan