APA Formatting and Writing Style Guidelines

Slide1APA

Slide2Formatting 1” margins  Times New Roman font  Double-spaced  Running head in all caps at top left of every page  Page number at top right of every page

Slide3Writing Style Scientific writing does not have to lack style or be dull  Present findings directly, but in a way that conveys involvement in the problem  Address differing positions of researchers in a professional, non-combative way  Use specific and concise language  Avoid poetic or figurative language  Vary sentence length and complexity to add interest

Slide4Writing Style, cont’d Maintain continuity and smoothness of expression with punctuation, transitions, consistent verb tense  Use third person, unless otherwise specified  Use active voice as much as possible  Be precise and clear  Don’t add words for the sake of length  Don’t repeat yourself for emphasis  Avoid colloquialisms, which weaken meaning  Avoid overusing jargon

Slide5Guidelines for Reducing Bias Describe at the appropriate level of specificity  When in doubt, be more specific rather than less  Avoid terms that are loaded with innuendo, such as “at risk,” unless you are defining your use of the term.  Be specific and sensitive when describing or discussing age, racial groups, sexual orientation, marital status, disabilities, etc.

Slide6Guidelines for Reducing Bias,cont’d  Be sensitive to labels  Respect preferences – call people what they prefer to be called  Remember that preferences can change over time and that individuals within groups may disagree  Avoid labeling whenever possible  Labels can cause participants in a study to lose their individuality and/or personhood

Slide7Guidelines for Reducing Bias,cont’d  Acknowledge participation  Write about people in a way that acknowledges their participation and is consistent with the traditions of the field  Accepted terms include “participants” and “subjects”  Avoid the term “failed,” because it can imply a personal shortcoming rather than a research result

Slide8Essential Parts Title Page  Abstract  Main Body  References

Slide9Title Page Running head  Running head: TITLE OR SHORTENED TITLE  The words “Running head:” only appear on the title page. Subsequent pages will only include the title  Page number  Centered on top half of the page:  Title of Paper  Name  Institution Name

Slide10Abstract Running head and page number in header  “Abstract” centered on first line, first line of paragraph will not be indented  150-250 words, double-spaced  Brief, comprehensive summary of paper  Not an introduction to the paper  Will not contain citations

Slide11Main Body Title centered on top of first page  Headings  Citations

Slide12Headings Used to separate sections of the paper and establish information hierarchy  Use in order, beginning with Level 1  Level 1  Centered, Boldface, Uppercase and Lowercase Heading  Level 2  Left-aligned, Boldface, Uppercase and Lowercase Heading

Slide13Headings Level 3        Indented, boldface, lowercase heading with a period.  Level 4        Indented, boldface, italicized, lowercase heading with a period.  Level 5        Indented, italicized, lowercase heading with a period.

Slide14In-Text Citations Used whenever directly quoting or paraphrasing from another author’s work  When paraphrasing, use author, date format:  (Author last name, year)  A citation for a direct quote should also include a page number:  (Author, year, p. #)  Quotations 40 words or longer should be placed in a freestanding block  If no author is given, used a shortened version of the title in the citation

Slide15In-Text Citations If the publication date is unknown, use “n.d.” in its place  For works with two authors, list both and use an ampersand: (Smith & Jones, 2010)  For works with 3 or more authors, list all in the first citation: (Smith, Jones, & Brown, 2010), in subsequent citations, list the first author and “et al.”: (Smith et al., 2010)  Classical works such as the Bible are only cited in- text. Include the reference and version used: (1 Cor. 13:1, Revised Standard Version)

Slide16References Include running head and page number  Center “References” at the top of the page  Every line after the first line of a reference entry should be indented one-half inch from the margin  References are listed in alphabetical order by author name  Authors are listed last name first, followed by first and middle initials

Slide17References All titles except journal titles have only the first word capitalized  Always capitalize proper nouns  Capitalize the first word after a colon  Article titles do not use quotation marks, underlines, or italics  Book titles should be italicized

Slide18Reference List Book Author, A. A. (Publication Year).  Title of work: Subtitle.  Location: Publisher.  Separate multiple authors with commas  Up to 7 authors  For more than 7, follow with ellipsis (…), skip to last author, list final author  Use an ampersand (&) instead of the word “and”  Article in a periodical Author, A. A. (Year). Title of article.  Title of Periodical ,  volume #  (issue #), page #s.

Slide19Reference List, cont’d Article from an online periodical (with DOI)  The digital object identifier (DOI) is a reference number assigned to online periodical content  Searchable in online databases (like an ISBN) Author, A. A. (Date). Title of article.  Title of Online Periodical ,  volume  # (issue #), pp-pp. doi:xx.xxxx

Slide20Reference List, cont’d Article from an online periodical (without DOI) Author, A. A. (Date). Title of article.  Title of Online Periodical, volume #  (issue #), pp-pp. Retrieved from http://www.fullurl.com  A web site Author, A. A. (Date). Title of document. Retrieved from http://www.fullurl.com

Slide21APA Resources PowerPoint presentation  http://www.liberty.edu/index.cfm?PID=12268  APA Manual  Purdue’s Online Writing Lab  http://owl.english.purdue.edu

Slide22The Writing Centers Undergraduate Writing Center  Office hours: M-F, 8 am – 5 pm  undergradwriting@liberty.edu  (434) 592-3174  Graduate Writing Center  Office hours: M-F, 9 am – 5 pm  graduatewriting@liberty.edu  (434) 592-4727