HUC Basic Order Transcription: The 4 Steps to Successful Order Transcription

Slide1HUC: Basic OrderTranscription The 4 steps to successful order transcription

Slide2Objectives : the student will be ableto: • identify  orders to be processed by checking the chart and selecting the orders • Identify  STAT or urgent orders by scanning the orders selecting and processing them first • Process  the order by selecting the correct form/requisitions and by correct placement in the Kardex and chart • Mark  the order as complete by initialing  the orders and following individual facility protocol

Slide3Step 1: identify order to beprocessed • The HUC is not always at the desk when a doctor visits and leaves orders • The HUC should always check the doctor’s order sheets of any chart left on the desk for orders ,before returning it to the chart stand • Occasionally the doctor will flag the order : there are a variety of way to do this. Some charts have a dial with a specific colour for orders

Slide4Step 2: identify STAT or urgentorders • Scan  the orders in all chars looking for words or phrases that indicate orders to be processed immediately • Words like   STAT, NOW, IMMEDIATELY, RIGHT AWAY • If you see any orders like this inform the  charge nurse right away and begin processing as there may be things a nurse has to do that you cannot; follow facility  protocol

Slide5Examples• EKG  now • Penicillin 1000mg loading dose  immediately  then 250mg four times a day for seven days starting tomorrow • Digoxin level  STAT • *what is an EKG? What is penicillin used for and what is a loading dose? What is digoxin? Why is it important to check the levels of digoxin in the blood?*

Slide6Step 3: Process the orders : requisitions,forms, Kardex and MARS • All orders must be processed on the  appropriate   requisition. For example- a WBC  ( white blood count) is ordered on a hematology requisition- whether hard copy or electronically • An MRI is on a MRI requisition as so forth • On the Kardex the tests should be listed in the areas for lab /diagnostic tests pending so they can be erased when the results are back • Follow facility protocol for ordering  tests: phone? Deliver Req.? Computer?

Slide7Placement of orders• Routine medications are entered under routine medication on the Kardex and on the  MARS ( medication administration records)  in the chart – follow protocol whether you write in the order or the nurse when they give the first dose. Remember chart entries are made in  pen  because they are legal  documents and can be entered into evidence in a court of law

Slide8KardexRoutine drugs are taken at set times every day PRN drugs are given as needed or requested Dressing changes, respiratory therapy IVs: D5W, R/l

Slide9Medication AdministrationRecords(MARS)

Slide10Consults• May require a special letter/form to.. • Social work • Occupational therapy • A specialist • Home Care

Slide11Step 4– the sign off• Signing off on the orders means that  YOU  have •  placed the appropriate calls, filled in the correct form/requisitions, entered information in the chart and Kardex and the nurse can now double check and sign off too • Date, time, your initials • Then leave the chart for the charge nurse , making sure you inform them about the orders