Pourquoi une collectivité se lance-t-elle dans la certification de ses comptes : communication ou stratégie?

Slide1POURQUOI UNE COLLECTIVITE SELANCE-T-ELLE DANS LA CERTIFICATION DE SES COMPTES ? COMMUNICATION OU STRATEGIE ? Nathalie BIQUARD, Directrice adjointe des finances de la Ville de Paris INET, 27 Mars 2013

Slide2le cadre de la démarche de certification des comptes pourla collectivité parisienne  La  collectivité  parisienne  s’est  donné  un  cadre  contractuel avec  son  comptable  public  :    Une  convention  de  services  comptables  et  financiers relative  à  la  qualité  comptable  a  été  signée  en  mai  2012  ; elle  vise  à  créer  les  conditions  d’une  certification  future  des comptes  ;  Une  démarche  souhaitée  par  le  Maire  en  2008  :  audit conjoit  IG/MNA  en  2009,  convention  préparatoire  en  2010    Un  engagement  qui  se  situe  en  cohérence  avec  d’autres réformes  engagées  dans  le  domaine  finances (renouvellement  du  SI,  réforme  de  l’organisation comptable,  dématérialisation)

Slide3le cadre de la démarche de certification des comptes pourla collectivité parisienne  La  convention  de  services  comptables  et  financiers comprends  trois  grands  domaines  d’action  :  Une  convention  chapeau  assortie  de  fiches  actions  qui constitue  un  programme  de  travail  à  moyen  terme  ;  une annexe  =  cadre  de  référence  de  la  maitrise  interne  des risques  comptables  et  financiers  (MIRCF),  avec  sa déclinaison  pour  les  systèmes  d’information  Trois  grands  domaines  sont  couverts  :    Respect  du  principe  d’annualité  Fiabilisation  du  bilan  (actif  et  passif)  Mise  en  place  d’un  CICF  (ou  système  de  MIRCF)

Slide4L’objectif  de  certification  des  comptes  de  la  collectivité parisienne  constitue  :  une  démarche  volontaire  de  la  collectivité  parisienne  qui  ne  se  donne  pas  d’horizon  calendaire  impératif  pour  le premier  exercice  de  certification,  qui  dépendra  du  degré effectif  de  préparation  de  la  collectivité  dans  la  période ouverte  par  la  loi  à  l’expérimentation  sans  sanction  juridique  si  elle  n’est  pas  mise  en  oeuvre Les enjeux de la démarche de certification des comptes pour la collectivité parisienne

Slide5un  levier  de  changement  majeur  dans  la  sécurisation  des process  de  la  collectivité  (voir  infra)  un  cadre-chapeau  cohérent  de  diverses  réformes  mises  en oeuvre  récemment  dans  la  collectivité  (démarche  fonction immobilière,  abaissement  des  seuils  de  rattachement, comptabilité  d’engagement,  cartographie  des  risques  …)  un  appui  à  la  notation  de  la  collectivité  et  à  sa  crédibilité  sur les  marchés  financiers  Mise  en  place  d’une  petite  équipe  projet  « certification » chargée  d’animer  la  démarche  ;  actions  de  sensibilisation  du réseau  finances  et  de  l’équipe  de  direction  ; Les enjeux de la démarche de certification des comptes pour la collectivité parisienne

Slide6Mais  il  est  aussi  créateur  d’  “obligations”  :  un  engagement  formalisé  et  public  (convention  avec  la DRFiP  /  information  de  la  CRC)   de  s’engager  dans  des actions  visant  à  améliorer  ses  procédures  dans  un  certain nombre  de  domaines  (connaissance  de  l’actif  et  du  passif, respect  de  l’annualité  budgétaire  …)  qui  peut  avoir  des  conséquences  budgétaires  l’année  de transition  ou  de  manière  pérenne  (provisions  pour  risques  et charges,  non  recours  à  la  cavalerie  budgétaire  …) Les enjeux de la démarche de certification des comptes pour la collectivité parisienne

Slide7une  prise  de  risque  mais  qui  doit  être  maîtrisée,  dans l’objectif  d’avoir  une  chance  raisonnable  d’être  certifié (même  avec  réserves,  ce  qui  sera  très  certainement  le  cas, cf.  Etat)  lors  du  premier  exercice  de  certification  une  transparence  accrue  vis-à-vis  des  tiers  et  l’intervention d’instances  d’audit  copilotées  avec  la  DRFiP  un  engagement  important  des  directions  opérationnelles  sur la  durée Les enjeux de la démarche de certification des comptes pour la collectivité parisienne

Slide8Respect  du  principe  d’annualité  et  de  la  séparation  des exercices  :  Application  rigoureuse  de  la  comptabilité  des  engagements (contrôle  de  la  présence  d’EJ  à  l’injection  des  factures  dans  le SIBC)  Abaissement  des  seuils  de  rattachement  et  montée  en puissance  (4,5  %  du  011  de  la  Ville  est  rattaché)  Processus  rigoureux  d’opérations  de  fin  d’exercice  (4 répétitions  de  la  bascule  comptable)  et  fort  accompagnement des  services  Apurement  progressif  des  comptes  d’imputation  provisoire  des recettes  (-30%  des  restes  sur  ex.  antérieur  en  2  ans) Exemple de conséquences déjà visibles de la démarche

Slide9Démarche  de  maîtrise  interne  des  risques  comptables  et financiers  :  Réorganisation  complète  de  la  fonction  comptable  : centralisation  des  liquidations  et  du  mandatement  dans  des CSP  comptables  ;  harmonisation  et  formalisation  des procédures  de  liquidation  ;  séparation  des  tâches  entre  l’amont et  l’aval  afin  de  renforcer  le  contrôle  interne  ;  travail  en  cours sur  les  priorités  du  contrôle  de  la  dépense  Mise  en  place  d’une  gestion  centralisée  de  la  base  des  tiers dépenses  et  recettes  ;  Sirénage  de  la  base  tous  les  trimestres  ;  Passage  à  la  dématérialisation  globale  PJ  comprises  en dépenses  et  en  recettes  entre  2011  et  2012  avec  intégration  des contrôles  inhérents  au  PES  V2  et  fiabilisation  du  processus  de production  des  PJ  ; Exemple de conséquences déjà visibles de la démarche

Slide10Rédaction  d’un  référentiel  du  contrôle  interne  comptable  et financier  et  du  contrôle  interne  budgétaire  ;  réflexion  sur l’articulation  entre  CICF  et  contrôle  interne  budgétaire  ;  Mise  au  point  en  cours  d’une  cartographie  globale  des  risques financiers  (croisement  cycles  financiers  /  Directions)  Travail  en  cours  sur  les  risques  financiers  dans  les  satellites  et leurs  mécanismes  de  transmission  à  la  collectivité  ;  réflexion en  cours  sur  les  différentes  formes  de  prise  en  compte  (budget, provision,  hors  bilan)  Conception  d’une  démarche  d’ensemble  de  déploiement  du CICF  dans  les  services  de  la  Ville  (nécessaire  pour  l’écriture du  CCTP  pour  l’AMOA  –  voir  infra)  ;  Programme  de  formations  des  inspecteurs  de  l’IG  de  la  Ville  ; contrôles  conjoints  IG  /  MDA  de  la  DRFIP Exemple de conséquences déjà visibles de la démarche

Slide11le contrôle interne financier : un des piliers de la certification descomptes Contrôle interne financier Revue analytique et contrôles de cohérence Contrôle par sondage    Pour mener ses travaux d’audit, le certificateur s’appuie sur 3 axes :

Slide12Inventaire,  état  de  l’actif   et  fiabilisation  du  passif  :  Création  d’une  cellule  centrale  de  gestion  des  immobilisations à  la  direction  des  finances,  chargée  de  l’administration  des fiches  immobilisations  dans  le  SIBC  depuis  2008  ;  fiches alimentées  automatiquement  lors  des  mandatements  ;  Démarche  de  mise  à  jour  de  l’inventaire  physique  (pilotage direction  du  patrimoine  et  de  l’architecture)  ;  inventaire  des propriétés  sur  Paris  intra  muros  achevé  en  mars  ;  Démarche  de  reconstitution  progressive  de  l’inventaire comptable  (fait  depuis  2008  ;  reconstitution  par  grand  secteur pour  le  moment  :  Eau,  musées,  contrats  de  concessions)  Travaux  avec  la  DRFIP  pour  fixer  la  granularité  du  numéro d’inventaire Exemple de conséquences déjà visibles de la démarche

Slide13Rappels concernant l’inventaire comptableInventaire physique Valeur historique Valeur nette comptable Inventaire comptable La première action consiste à assurer l’assiette physique de l’inventaire en constituant/ complétant/ assurant l’inventaire physique qui servira de base à l’inventaire comptable Pour déterminer la valeur nette comptable des biens, il convient de connaître d’abord leur valeur historique, afin de pouvoir ensuite l’actualiser en comptabilisant le cas échéant des adjonctions et/ou des amortissements La détermination de la valeur nette comptable pour chaque bien ou groupe de bien répertorié dans l’inventaire physique permet la reconstitution valorisée de l’inventaire comptable Interaction avec l’inventaire comptable Il convient ensuite de déterminer l’interaction entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable : équivalence « un pour un » ou globalisation au sein de fiches par nature comptable et direction. Transmission au comptable État de l’actif La transmission au comptable public doit être assurée afin de lui permettre de tenir son état de l’actif. Une démarche à compléter en termes de besoins de gestion par l’utilisation de la valeur de marché pour certains actifs

Slide14Lancement  d’une  démarche  expérimentale  de  contrôle interne  financier  dans  une  grosse  direction  (aff.  scolaires)  Décrire  les  processus  métiers  ayant  des  incidences comptables,  direction  par  direction,  y  compris  et  surtout  la driection  financière  elle-même  Cartographie  des  risques  comptables  associée  à  ces processus  :  lister   les  risques  susceptibles  de  peser  sur  la  fiabilité  des comptes  par  rapport  aux  critères  de  qualité  comptable  repérer  les  points  de  contrôle  interne  existants,  redondants ou  manquants Focus sur la démarche de contrôle interne comptable et financier

Slide15Coter   les  risques  pour  déterminer :  leur  gravité  :  l’enjeu  financier  leur  occurrence  :  la  probabilité  de  réalisation  de l’événement  comptable  leur  criticité,  qui  synthétise  les  deux  l’efficience  du  contrôle  existant  (i.e.  proportionné  à  la criticité)  les  processus  ayant  la  criticité  la  plus  élevée  et  devant  donc être  traités  en  priorité Focus sur la démarche de contrôle interne comptable et financier

Slide16Mettre  en  place  des  solutions  de  prise  en  charge  de  ces risques  notamment  par  :  un  contrôle  embarqué  dans  le  SI,  s’il  est  techniquement réalisable  une  réorganisation  partielle  d’un  service  ou  un  découpage plus  précis  des  tâches  entre  deux  services  une  politique  RH  consistant  à  confier  certaines  tâches particulièrement  porteuses  de  risques  à  des  personnes formées  et  davantage  en  situation  de  responsabilité Focus sur la démarche de contrôle interne comptable et financier

Slide17Retracer  les  procédures  et  les  dispositifs  de  contrôle interne  une  fois  formalisés  dans  un  « référentiel »  :  diffusé  via  les  systèmes  d’informations  mis  à  jour  régulièrement,  d’accès  rapide,  garantissant niveau  d’information  homogène  à  l’ensemble  des  acteurs  comportant  une  description  des  procédures  et  des  tâches  et désignant  le  responsable  de  la  procédure  décrivant  les  dispositifs  de  contrôle  internes  définis  et  leurs formalisations  rappelant  les  schémas  comptables  et  réglementaires  à mettre  en  oeuvre Focus sur la démarche de contrôle interne comptable et financier

Slide18Appel  d’offres  publié  le  25  février  pour  rechercher  une AMOA  sur  le  CICF  :  Marché  sur  4  ans  Principe  retenu  pour  limiter  les  coûts  :  l’AMOA  doit s’appuyer  sur  des  travaux  préalablement  menés  par  les services  opérationnels    Missions  confiées  :    formalisation  de  guides  de  procédures  et  dispositifs de  contrôle  interne  par  processus  métier  sélectionnés,  sensibilisation  des acteurs  et  actions  de  formation  des  acteurs  clés  du  dispositif,  proposition  de l’architecture  du  futur  référentiel  de  procédures  et  de  dispositifs  de  contrôle interne  ;  exigence  d’optimisation  des  processus  et  d’appui  à  la  conduite  du changement  Attribution  du  marché  prévue  fin  juillet Focus sur la démarche de contrôle interne comptable et financier

Slide19La  maîtrise  interne  des  risques  permet  :  de  clarifier  les  responsabilités  des  différents  acteurs    d’améliorer  le  fonctionnement  quotidien  des  services  par une  réorganisation  /  rationalisation  des  dispositifs  de contrôle  existants  d’identifier  les  zones  de  risque  et  de  mettre  en  place  des contrôles  adéquats  dans  le  cadre  de  procédures  tracées  définir  précisément  les  opérations  à  mener Principaux avantages du CICF tels que présentés aux services opérationnels

Slide20Les  agents  profiteront  des  retombées  positives  de  cette initiative  :  chacun  aura  une  meilleure  connaissance  des  tâches  qui  lui incombent  et  des  procédures  à  respecter  la  documentation  qui  sera  produite  permettra  aux  nouveaux arrivants  affectés  dans  les  services  comptables  et  financiers d’être  accueillis  dans  les  meilleures  conditions Principaux avantages du CICF tels que présentés aux services opérationnels

Slide21principaux avantages de la mise en ordre de l’inventairecomptable  Au-delà  des  obligations  réglementaires  à  satisfaire,  le recensement  et  la  valorisation  des  actifs  emportera  des bénéfices  tangibles  :  aider  à  évaluer  les  besoins  de  grosses  réparations  et  de dépenses  de  renouvellement  (notamment  pour  les  biens déjà  amortis)  faciliter  le  suivi  des  biens  confiés  à  d’autres  personnes morales  de  droit  public  ou  privé,  dans  le  cadre  de  mises  à disposition,  concessions,  délégations  de  service  public  éclairer  certains  choix  de  gestion  :  location,  achat, vente  calculer  de  façon  plus  juste  les  amortissements  pouvant  être pris  en  compte  dans  la  tarification  à  l’usager  (i.e  eau  et assainissement)

Slide22la démarche doit s’accompagner de la mise en place d’uncontrôle interne budgétaire (CIB)  Le  contrôle  interne  budgétaire  vise  à  assurer  la soutenabilité  budgétaire  Soutenabilité  budgétaire  =  maîtrise  du  risque  de  prise d’engagements  supérieurs  à  l’autorisation  budgétaire  Le  CIB,  internalisé  au  sein  des  directions,  passe  par  deux voies :  la  qualité  de  la  prévision  budgétaire  (pluriannuelle, annuelle  et  infra-annuelle)  le  respect  de  l’obligation  de  tenir  une  comptabilité d’engagement

Slide23la démarche doit s’accompagner de la mise en place d’uncontrôle interne budgétaire (CIB)  Une  bonne  prévision  annuelle  permet  :  d’adapter  l’autorisation  budgétaire  aux  besoins  réels  de  la collectivité,  en  particulier  en  matière  de  dépenses obligatoires  ou  « inéluctables »  de  limiter  les  risques  de  contournements  divers  de  la  norme (« cavalerie »,  comptabilité  d’engagement  insincère  en fonctionnement)  La  prévision  pluriannuelle  permet  de  garantir  que  les engagements  pris  aujourd’hui  ont  des  conséquences mesurables  sur  les  exercices  suivants  La  prévision  infra-annuelle  permet  d’adapter  les engagements  pris  au  regard  des  crédits  disponibles annuellement  et  donc  de  hiérarchiser  les  décisions  de  dépense

Slide24  La  certification  des  comptes  permet  d'englober  dans  une démarche  cohérente  et  mobilisatrice ,  conduite  en  mode projet et  utilisant  des  méthodes  éprouvées  dans  le  secteur privé  :  des  actions  relevant  d'obligations  réglementaires  non respectées  (inventaire  /  état  de  l'actif)  mais  qui  sont  un problème  chronique  dans  l'ensemble  des  collectivités locales  d'une  certaine  taille  des  actions  dont  l'intérêt  en  termes  de  maîtrise  des processus  internes,  de  fiabilité  de  l'information  financière, de  connaissance  du  patrimoine  est  essentiel En conclusion

Slide25La  comptabilité  devient  un  instrument  solide  et  fiable  au service  :  du  contrôle  de  gestion  de  la  prévision  budgétaire  de  la  gestion  patrimoniale  Donc…tout  sauf  de  la  com  ! En conclusion

Slide26In  fine,  cela  permet  :  de  renforcer  l’organisation  des  services  à  travers  la fiabilisation  des  processus  d’éclairer  les  décisions  de  l’exécutif  municipal  d’informer  l’assemblée  délibérante  et  les  citoyens  de  maintenir  la  confiance  auprès  des  agences  de  notation En conclusion