Application Design of Company Asset Management Information System Case Study STIKOM Surabaya

1. RANCANG BANGUN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PERUSAHAAN (STUDI KASUS : STIKOM SURABAYA) Application Design of Company Asset Management Information System Case Study: STIKOM Surabaya Franstia Wira Sukma Susilo 1) 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email: franstiawira@yahoo.com

2. Abstract: As one of the Asset Management Department that works to serve the departments in STIKOM Surabaya in the use of assets, the inventarisation department is often deal with various operational problems. The problem that often occurs, is the problem the lack of information collection about the detail, location, lists of assets and economic life of electronic goods that are needed to perform the operations of the company. The absence of management on asset that have been removed, is also one the most common problem. In addition, depreciation of assets which are useful for removal and replacement assets planning, cannot be known. In the absence of an information system, management of the asset is still manual and not informative. Based on the above problems, then there will be an asset management information system made by researcher that can provide detailed information and economic life of an asset to be discharged, and can take over management of the assets that have been removed . In addition, this system can provide information about the needs of electric power and information depreciation of assets owned. Calculation method is used declining balance method. In its application, the inventarisation department will be asked to fill in cost, the percentage of depreciation, useful lives and residual values of assets . With a system that will be built, the inventarisation department can perform data collection on assets with more informative and can find out information on the depreciation of the cost of depreciation and net book value and know the needs of electric power assets. The inventarisation department can also handle operational issues properly and quickly. Keywords : assets , fixed assets , asset management, asset management information system .

3. Selain sebagai perguruan tinggi swasta komputer terbaik di Surabaya, STIKOM Surabaya juga merupakan salah satu perguruan tinggi terbaik nasional berdasarkan program studi ilmu komputer atau teknologi informasi (TeSCA 2009). Berdasarkan visi dari STIKOM Surabaya yang ingin mewujudkan tercapainya kepeloporan karena keunggulan manusia pada peringkat benchmark yang pada tahun 2018 mendekati keunggulan sumber daya manusia Singapura dalam upaya mendukung keunggulan studi dalam arti luas tentang Teknologi Informasi (TI) untuk menjamin kesejahteraan manusia yang pluralisme dan multikulturalisme, dibutuhkan teknologi informasi yang memadai untuk dapat mewujudkannya. Aset barang elektronik adalah merupakan bagian dari aktiva tetap yang mana memiliki jangka waktu yang lama, digunakan dalam kegiatan perusahaan, dimiliki untuk tidak dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan serta memiliki nilai yang cukup besar (Soemarso,1992).

4. Sistem Informasi Manajemen Aset digunakan untuk pengelolaan aset / inventori. Implementasi sistem informasi manajemen aset pada hakekatnya adalah upaya untuk tertib dokumen dan tertib administrasi pengelolaan aset. Tertib dokumen aset berkaitan dengan upaya penyediaan dan pendataan data-data / dokumen yang menyertai keberadaan aset, sedangkan tertib administrasi lebih dimaksudkan pada upaya membangun prosedur pengelolaan aset mulai saat pengadaan, perubahan data, hingga penghapusan aset (Hartono, 2010). Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian Administrasi Umum, hingga saat ini belum ada sistem yang dapat mencatat ataupun melakukan pendataan data aset barang elektronik yang digunakan di STIKOM Surabaya secara mendetil . Proses untuk mengetahui aset barang elektronik yang telah melewati umur ekonomisnya masih sulit dilakukan. Selain itu kebutuhan untuk mengetahui bagian manakah yang memiliki pengeluaran listrik terbesar pada STIKOM Surabaya sulit diketahui. Untuk itu dibutuhkan sebuah aplikasi yang mampu mencatat dan memberikan informasi detil sebuah aset serta dapat melaporkan bagian-bagian mana yang memiliki pengeluaran listrik terbesar.

5. LANDASAN TEORI Aktiva Ikatan Akuntansi Indonesia (2009, h.6) mengungkapkan, aktiva adalah sumber daya yang dikuasai entitas sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi di masa depan diharapkan akan diperoleh entitas. Manfaat ekonomi masa depan yang terwujud dalam aset tersebut untuk memberikan sumbangan, baik langsung maupun tidak langsung, terhadap aliran kas dan setara kas kepada entitas. Aktiva Tetap Menurut Soemarso (1992, h.23), aktiva tetap adalah aktiva yang (1) jangka waktu pemakaiannya lama; (2) digunakan dalam kegiatan perusahaan; (3) dimiliki untuk tidak dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan serta; (4) nilainya cukup besar. Menurut Waluyo (2010, h.92) aktiva tetap adalah bagian dari neraca yang dilaporkan oleh manajemen dalam setiap periode atau setiap tahun. Aktiva ini digolongkan menjadi aktiva tetap berwujud dan aktiva tetap tidak berwujud.

6. LANDASAN TEORI Penggolongan semacam ini dikemukakan oleh Smith dan Skousen (19 89, h. 387), adalah sebagai berikut : Aktiva tetap yang berwujud ( tangible fixed assets ) Merupakan harta berwujud yang bersifat jangka panjang dalam aktivitas operasi perusahaan, didalamnya meliputi; tanah, bangunan, perabot, mesin-mesin, dan peralatan lain yang digunakan untuk menghasilkan atau memudahkan penjualan barang dan jasa. Aktiva tetap tidak berwujud ( intangible fixed assets ) Tidak dapat diobservasi atau dilihat secara langsung, didalamnya berbentuk persetujuan, kontrak, atau paten, tetapi harta itu sendiri tidak memiliki eksistensi fisik. Harta tak berwujud termasuk pos-pos seperti hak cipta, paten, goodwill , dan perjanjian monopoli.

7. LANDASAN TEORI Kelompok Harta Dikeluarkannya tentang Keputusan Menteri Keuangan No. 138/KMK.03/2002 Tanggal 8 April 2002 (Waluyo, 2010, h.128) sebagai pembaruan atas Keputusan Menteri Keuangan No. 250/KMK.04/2000 Tanggal 14 Desember 2000 selanjutnya diberika penegasan pelaksanaannya. Khusus untuk penyusutan atas komputer, printer, dan sejenisnya memiliki masa manfaat atau umur ekonomis selama 4 tahun. Dan untuk penyusutan atas alat pengatur udara seperti Air Conditioner dan sejenisnya, disusutkan atau memiliki masa manfaat selama 8 tahun.

8. LANDASAN TEORI Tabel 1. Tarif Penyusutan

9. LANDASAN TEORI Penyusutan Soemarso (1992, h.28) mengungkapkan, s emua jenis aktiva tetap kecuali tanah, akan makin berkurang kemampuannya untuk memberikan jasa bersamaan dengan berlalunya waktu. Beberapa factor yang mempengaruhi menurunnya kemampuan adalah pemakaian, keausan, ketidakseimbangan kapasitas yang tersedia dengan yang diminta dan keterbelakangan teknologi. Berkurangnya kapasitas berarti berkurangnya nilai aktiva tetap yang bersangkutan. Hal seperti ini perlu dicatat dan dilaporkan. Pengakuan adanya penurunan nilai aktiva tetap berwujud disebut penyusutan ( depreciation ).

10. LANDASAN TEORI Undang-Undang RI No. 17 Tahun 2000 Pasal 11 Ayat (1) dan ayat (2) , p engeluaran untuk memperoleh harta berwujud yang mempunyai masa manfaat lebih dari 1 (satu) tahun harus dibebankan sebagai biaya untuk mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan dengan cara mengalokasikan pengeluaran tersebut selama masa manfaat harta tersebut melalui penyusutan. Pengeluaran-pengeluaran untuk memperoleh tanah hak milik, termasuk tanah berstatus hak guna bangunan, hak guna usaha dan hak pakai yang pertama kali tidak boleh disusutkan, kecuali apabila tanah tersebut dipergunakan dalam perusahaan atau dimiliki untuk memperoleh penghasilan dengan syarat nilai tanah tersebut berkurang karena penggunaannya untuk memperoleh penghasilan, misalnya tanah dipergunakan untuk perusahaan genteng, perusahaan keramik atau perusahaan batu bata. Yang dimaksud dengan pengeluaran untuk memperoleh tanah hak guna bangunan, hak guna usaha dan hak pakai yang pertama kali adalah biaya perolehan tanah berstatus hak guna bangunan, hak guna usaha atau hak pakai dari pihak ketiga dan pengurusan hak-hak tersebut dari instansi yang berwenang untuk pertama kalinya. Sedangkan biaya perpanjangan hak guna bangunan, hak guna usaha dan hak pakai diamortisasikan selama jangka waktu hak-hak tersebut.

11. LANDASAN TEORI Metode penyusutan yang dibolehkan berdasarkan ketentuan ini adalah : a. dalam bagian-bagian yang sama besar selama masa manfaat yang ditetapkan bagi harta tersebut (metode garis lurus atau straight-line method); atau b. dalam bagian-bagian yang menurun dengan cara menerapkan tarif penyusutan atas nilai sisa buku (metode saldo menurun atau declining balance method). Penggunaan metode penyusutan atas harta harus dilakukan secara taat azas. Untuk harta berwujud berupa bangunan hanya dapat disusutkan dengan metode garis lurus. Harta berwujud selain bangunan dapat disusutkan dengan metode garis lurus atau metode saldo menurun. Dalam hal Wajib Pajak memilih menggunakan metode saldo menurun, nilai sisa buku pada akhir masa manfaat harus disusutkan sekaligus. Sesuai dengan pembukuan Wajib Pajak, alat-alat kecil (small tools) yang sama atau sejenis dapat disusutkan dalam satu golongan.

12. LANDASAN TEORI Contoh penggunaan metode garis lurus : Sebuah gedung yang harga perolehannya Rp 100.000.000,00 dan masa manfaatnya 20 (dua puluh) tahun, penyusutannya setiap tahun adalah sebesar Rp 5.000.000,00 (Rp 100.000.000,00 : 20). Contoh penggunaan metode saldo menurun : Sebuah mesin yang dibeli dan ditempatkan pada bulan Januari 2000 dengan harga perolehan sebesar Rp 150.000.000,00. Masa manfaat dari mesin tersebut adalah 4 (empat) tahun. Kalau tarif penyusutan misalnya ditetapkan 50% (lima puluh persen), maka penghitungan penyusutannya adalah seperti ditunjukkan pada Tabel 2:

13. LANDASAN TEORI Tabel 2. Contoh Penyusutan

14. LANDASAN TEORI Manajemen Aset Menurut penelitian tentang manajemen aset (The Institute of Asset Management, 2010), p engelolaan dari aset fisik (mulai dari pemilihan, pemeliharaan, inspeksi dan pembaharuan) yang memainkan peran penting dalam menentukan kinerja operasional dan profitabilitas industri yang mengoperasikan aset sebagai bagian inti dari proses bisnis. Sedangkan menurut Suhairi (2010, h.4), s iklus manajemen aset mempertimbangkan semua pilihan dan strategi manajemen sebagai bagian dari aset masa pakai, dari perencanaan sampai penghapusan aset. Tujuan adalah untuk mencari biaya terendah dalam jangka panjang (bukan penghematan dalam jangka pendek) ketika membuat keputusan dalam aset manajemen.

15. LANDASAN TEORI Gambar 1. Siklus Manajemen Aset

16. LANDASAN TEORI Perencanaan aset meliputi konfirmasi tentang pelayanan yang dibutuhkan oleh pelanggan dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi yang paling efektif untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Pengadaan aset merupakan peningkatan dari aset dimana pembiayaan dapat menjadi alasan yang diharapkan untuk menyediakan keuntungan diluar tahun pembiayaan. Pengoperasian aset mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja, pengendalian aset dan biaya yang berhunbungan dengannya yang merupakan 6 komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek. Penghapusan aset adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk di rawat atau direhabilitasi.

17. LANDASAN TEORI Menurut penelitian tentang manajemen aset (Sudrajat, 2007), k euntungan dari manajemen aset berhubungan dengan akuntabilitas, manajemen layanan, manajemen resiko dan efisiensi keuangan. 1. Meningkatkan pengurusan dan akuntabilitas dengan m enunjukkan ke pemilik, pengguna dan pihak yang terkait bahwa layanan yang dihasilkan adalah layanan yang efektif dan efisien. 2. Menyediakan dasar untuk evaluasi dan penyeimbangan layanan, harga dan kualitas. 3. Peningkatan akuntabilitas untuk penggunaan sumber daya dengan penghitungan kinerja dan keuangan. 4. Meningkatkan komunikasi dan hubungan dengan pengguna layanan dengan , m eningkatkan pengertian pada kebutuhan layanan dan pilihan-pilhannya , k onsultasi formal atau persetujuan dengan pengguna tentang level layanan , p endekatan yang menyeluruh dari manajemen aset di dalam organisasi dengan team yang berasal dari multidisiplin manajemen. 5. Meningkatkan kenyamanan pelanggan dan citra perusahaan. 6. Meningkatkan manajemen resiko dengan m enganalisa kemungkinan dan konsekuensi dari kegagalan asset , m engusahakan layanan yang kontinyu , m engusahakan hubungan antara satu jaringan dengan jaringan yang lain (kekuatan sebuah rantai hanya sama kuat dengan sambungan yang terlemah) dan strategi manajemen resiko , m empengaruhi keputusan pada keputusan non-aset melalui kebutuhan manajemen.

18. LANDASAN TEORI Meningkatkan efisiensi keuangan dengan m eningkatkan keahlian pengambilan keputusan berdasar pada biaya dan keuntungan dari beberapa alternative , j ustifikasi untuk program kerja ke depan dan kebutuhan pendanaannya , p engenalan semua biaya dari kepemilikan atau pengoperasian aset melalui masa pakai aset tersebut.

19. LANDASAN TEORI Sistem Informasi Manajemen Aset Implementasi Sistem Informasi Manajemen Aset (Hartono, 2010) pada hakekatnya adalah upaya untuk tertib dokumen dan tertib administrasi pengelolaan aset. Tertib dokumen aset berkaitan dengan upaya penyediaan dan pendataan data- data / dokumen yang menyertai keberadaan aset, sedangkan tertib administrasi lebih dimaksudkan pada upaya membangun prosedur pengelolaan aset mulai saat pengadaan , penerimaan , perubahan data, hingga penghapusan aset.

20. System Flow - Penerimaan

21. System Flow - Penggantian

22. System Flow - Peminjaman

23. System Flow - Pemeliharaan

24. System Flow - Penghapusan

25. System Flow Penyusutan

26. System Flow Pembuatan Laporan