Documentation of Quality Management System


This presentation covers the importance and benefits of documenting a Quality Management System (QMS). The second slide focuses on the documentation of the QMS, while the third slide discusses why documenting the system is necessary
- Uploaded on | 4 Views
-
korina
About Documentation of Quality Management System
PowerPoint presentation about 'Documentation of Quality Management System'. This presentation describes the topic on This presentation covers the importance and benefits of documenting a Quality Management System (QMS). The second slide focuses on the documentation of the QMS, while the third slide discusses why documenting the system is necessary. The key topics included in this slideshow are . Download this presentation absolutely free.
Presentation Transcript
Slide1DokumentasiSistem Manajemen Mutu (Quality Management System)
Slide2Slide 2 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Slide3Slide 3 MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (1/3) Merupakan persyaratan standar Menyediakan panduan kerja yang standar utk menjamin konsistensi & proses yg sistematis Menyediakan bukti objektif kepada pelanggan & auditor bahwa SMM telah ada dan diterapkan Merupakan pedoman bagi Auditor dalam mem verifikasi sistem manajemen mutu Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel baru Sebagai alat pengendali & monitor proses operasional Sekolah
Slide4Slide 4 MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (3/3) Jangan mendokumentasikan hanya untuk memperoleh sertifikat ATAU hanya untuk menyenangkan Auditor Eksternal saja
Slide5Slide 5 D D O O K K U U M M E E N N T T A A S S I I I II III IV MANUAL MUTU PROSEDURE MUTU INSTRUKSI KERJA FORM,REKAMAN
Slide6Slide 6 Manual Mutu merupakan dokumen tingkat pertama yang memberikan gambaran mengenai : - Kebijakan sekolah yg berkaitan dengan mutu jasa pendidikan yang dihasilkan - Tanggung jawab dan wewenang personel - Proses atau kegiatan yang dibutuhkan un- tuk menjamin mutu lulusan anak didik - Referensi Silang (hubungan antara Manual Mutu dengan Prosedur Mutu ) APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? ( 1/2) PEDOMAN MUTU / MANUAL MUTU
Slide7Slide 7 CONTOH Manual Mutu /MM MANUAL MUTU SEKOLAH TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MM-SKLH- 5 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/4 5.1 Komitmen Manajemen Kepala Sekolah mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu, yaitu dengan cara : menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu; menetapkan struktur sekolah; menetapkan tanggung jawab dan wewenang; menyediakan sumber daya personel yang memadai; menunjuk Wakil Manajemen; meninjau sistem manajemen mutu secara berkala;
Slide8 BAB I PENDAHULUAN MM-SKLH-01 BAB II RUANG LINGKUP MM-SKLH-02 BAB III ISTILAH DAN DIFINISI MM-SKLH-03 BAB IV SISTEM MENEJEMEN MUTU MM-SKLH-04 BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MM-SKLH-05 BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA MM-SKLH-06 BAB VII REALISASI PRODUK MM-SKLH-07 BAB VIII PENGUKURAN ANALISA DAN MM-SKLH-08 PENINGKATAN MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL LAMPIRAN MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL I DIAGRAM PROSES LAM.01/MM-SKLH II KEBIJAKAN MUTU LAM.02/MM-SKLH III DESKRIPSI & SPESIFIKASI KERJA LAM.03/MM-SKLH IV STRUKTUR ORGANISASI LAM.04/MM-SKLH V SASARAN MUTU LAM.05/MM-SKLH VI RENCANA MUTU/ QUALITY PLAN LAM.06/MM-SKLH VII FORM KORESPONDENSI LAM.07/MM-SKLH VIII AGENDA TINJAUAN MANAJEMEN LAM.08/MM-SKLH
Slide9Slide 9 Standar ISO-9000 tidak secara khusus memberikan bentuk atau format Prosedur Mutu . Hal ini berarti bahwa sekolah dapat merancang sehingga bentuk atau format sesuai dengan kebutuhan. Prosedur Mutu merupakan dokumen yang berisi mengenai urutan suatu proses secara kronologis yang melibatkan fungsi-fungsi dalam sekolah. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (4) PROSEDUR MUTU
Slide10Slide 10 Format Prosedur Mutu 1. TUJUAN 2. RUANG LINGKUP 3. STANDART YANG BERLAKU 4. KRITERIA KEBERHASILAN 5. RINCIAN PROSEDUR 6. CATATAN/REKAMAN MUTU 7. DEFINISI/SINGKATAN 8. CATATAN PERUBAHAN APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (5) PROSEDUR MUTU
Slide11Slide 11 1. TUJUAN Suatu pernyataan singkat yang menerang-kan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai. 2. RUANG LINGKUP Suatu pernyataan singkat yang menerang- kan kegiatan sekolah yang dicakup dalam prosedur. 3. STANDAR YANG BERLAKU Klausul-klausul ISO yang menjadi dasar prosedur mutu. 4. KRITERIA KEBERHASILAN Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (6) PROSEDUR MUTU (FORMAT)
Slide12Slide 12 5. RINCIAN PROSEDUR Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan proses atau kegiatan. 6. CATATAN /REKAMAN MUTU Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja lain ataupun dari luar sekolah yang disimpan oleh pemilik Proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy ). 7. DEFINISI SINGKATAN/DEFINISI Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur. 8. CATATAN PERUBAHAN Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (8 ) PROSEDUR MUTU (FORMAT)
Slide13Slide 13 CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/4 1. TUJUAN Memberikan penjelasan mengenai proses penanganan keluhan pelanggan agar keluhan tersebut dapat diselesaikan dan tidak terjadi lagi dikemudian hari . 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan keluhan pelanggan sampai dengan keluhan tersebut diselesaikan. 3. STANDAR YANG BERLAKU 7.1 Respon terhadap keluhan pelanggan
Slide14Slide 14 CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 2/4 4. KRITERIA KEBERHASILAN Pekerjaan yang tidak sesuai dan keluhan pelanggan dapat ditindak-lanjuti dan diselesaikan dengan baik 5. RINCIAN PROSEDUR 5.1 Staf Marketing menerima keluhan pelanggan, baik melalui telepon ataupun surat/fax dan mencatatnya formulir Keluhan Pelanggan. Data yang dicatat antara lain : Nama pelanggan; Alamat pelanggan/lokasi; Nomor telepon pelanggan; Jenis keluhan;
Slide15Slide 15 CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 3/4 5.2 Berdasarkan jenis keluhan, staf Marketing kemudian menyampaikannya kepada bagian terkait. 5.3 Manajer terkait mempelajari keluhan tersebut dan mencatat penyebab terjadinya keluhan. 5.4 …dst…. dst…. 6. CATATAN MUTU 6.1 Formulir Formulir keluhan pelanggan
Slide16Slide 16 Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 4/4 CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu 7. DEFINISI DAN ISTILAH LPPTS & KP : Laporan Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai & Keluhan Pelanggan 8. CATATAN PERUBAHAN Belum ada
Slide17 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN PM-SKLH/WMM-01 PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN MUTU PM-SKLH/WMM-02 PROSEDUR AUDIT INTERNAL PM-SKLH/WMM-03 PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN, TINDAKAN PM-SKLH/WMM-04 PENCEGAHAN & PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK YANG PM-SKLH/WMM-05 TIDAK SESUAI PROSEDUR SURVEY PELANGGAN PM-SKLH/WMM-06 PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN PM-SKLH/WMM-07 PROSEDUR MUTU DIBAWAH WMM
Slide18 HUMAS PROSEDUR PROMOSI SEKOLAH PM-SKLH/HUM-01 PROSEDUR PENGADAAN NARASUMBER/ PM-SKLH/HUM-02 GURU TAMU KESISWAAN PROSEDUR PENERIMAAN SISWA BARU & PM-SKLH/SIS-01 PELAKSANAAN MOS PROSEDUR PENGORGANISASIAN SISWA PM-SKLH/SIS-02 PROSEDUR PENGEMBANGAN DIRI MELALUI PM-SKLH/SIS-03 EXTRAKULIKULER PROSEDUR PERENCANAAN & PELAKSANAAN PM-SKLH/SIS-04 WISUDA PURNASISWA PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
Slide19 KURIKULUM PR. PENYUSUNAN, PENGEMBANGAN VALIDASI & PM-SKLH/KUR-01 EVALUASI KURIKULUM PR. PELAKSANAAN IN HOUSE TRAINING PM-SKLH/KUR-02 PR. PENYUSUNAN JADWAL PELAJARAN PM-SKLH/KUR-03 PR. PERENCANAAN, PELAKSANAAN, PEMANTAUAN PM-SKLH/KUR-04 & EVALUASI KBM PR. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR PM-SKLH/KUR-05 PR. PIKET PENGENDALIAN KBM PM-SKLH/KUR-06 PR. PENINGKATAN & PENGEMBANGAN PENDIDIK PM-SKLH/KUR-07 PR. PELAKSANAAN MGMP SEKOLAH PM-SKLH/KUR-08 PR. PELAKSANAAN UTS/UAS/UAK PM-SKLH/KUR-09 PR. KENAIKAN KELAS PM-SKLH/KUR-10 PR. PELAKSANAAN UN DAN US PM-SKLH/KUR-11 PR. KELULUSAN PM-SKLH/KUR-12 PROSEDUR PENGAJUAN KEBUTUHAN PENDIDIK PM-SKLH/KUR-13 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
Slide20 SARANA DAN PRASARANA PROESEDUR PENGADAAN BARANG PM-SKLH/SAR-01 PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN PM-SKLH/SAR-02 DAN PENGELUARAN BARANG PROSEDUR PENGHAPUSAN BARANG PM-SKLH/SAR-03 PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN PM-SKLH/SAR-04 SARANA PRASARANA PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
Slide21 BIMBINGAN KONSELING PROSEDUR BIMBINGAN KONSELING PM-SKLH/BK-01 LABORATORIUM PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. FISIKA PM-SKLH/LAB-01 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BIOLOGI PM-SKLH/LAB-02 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KIMIA PM-SKLH/LAB-03 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KOMPUTER PM-SKLH/LAB-04 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BAHASA PM-SKLH/LAB-05 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
Slide22TATA USAHA PROSEDUR PELAYANAN PEMBAYARAN UANG PM-SKLH/TU-01 SPI & PARTISIPASI KOMITE PROSEDUR SURAT MENYURAT PM-SKLH/TU-02 PROSEDUR PENGAJUAN TENAGA KEPENDIDIKAN PM-SKLH/TU-03 PROSEDUR PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN PM-SKLH/TU-04 TENAGA KEPENDIDIKAN PROSEDUR PENERIMAAN UANG PM-SKLH/TU-05 PROSEDUR PEMAKAIAN KEUANGAN PM-SKLH/TU-06 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
Slide23 PERPUSTAKAAN PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN PM-SKLH/PUS LINKUNGAN HIDUP PROSEDUR PEMELIHARAAN LINGKUNGAN HIDUP PM-SKLH/LH UNIT USAHA SEKOLAH PROSEDUR PENGELOLAAN UNIT USAHA SEKOLAH PM-SKLH/US PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
Slide24 USAHA KESEHATAN SEKOLAH PROSEDUR PENGELOLAAN UKS PM-SKLH/UKS SATUAN KEAMANAN SEKOLAH PROSEDUR SATPAM SEKOLAH PM-SKLH/SAT CLEANING SERVICE PROSEDUR CLEANING SERVICE PM-SKLH/CS PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
Slide25Slide 25 Instruksi Kerja Instruksi Kerja merupakan dokumen yang berisi uraian langkah demi langkah yang lebih rinci suatu aktivitas dari satu fungsi organisasi dan biasanya bersifat teknis. Suatu contoh yang baik mengenai Instruksi Kerja adalah mengenai pengoperasian komputer. Instruksi Kerja dapat berupa : narasi, diagram alir, gambar,foto, sampel material, atau kombinasi dari bentuk tersebut. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (10) DOKUMEN PENDUKUNG
Slide26Slide 26 CONTOH Instruksi Kerja Instruksi Kerja SEKOLAH CARA MENGOPERASIKAN KOMPUTER No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/1 1. PELAKSANA : Staf Sistem Informasi 2. RINCIAN INSTRUKSI KERJA 2.1 Pastikan semua instalasi kabel telah tersam- bung dengan benar 2.2 Tekan tombol “ Power ” pada monitor dan CPU 2.3 Tunggu sampai layar monitor menampilkan icon-icon program 2.4 Pilih menu yang akan digunakan, lalu tekan dengan tombol kiri mouse 2.4 …dst….dst 3. CATATAN PERUBAHAN Belum ada
Slide27 PEMBENTUKAN PANITIA RAPAT KERJA TAHUNAN MELAKUKAN EVALUASI ROGRAM RAPAT KERJA TAHUNAN PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN MENYUSUN RENCANA ANGGARAN BIAYA SEKOLAH (RAPBS) MEMPERSIAPKAN RAKER PUNCAK PELAKSANAAN RAKER PUNCAK PEMBENTUKAN PANITIA PPD PEMBUATAN PROPOSAL PPD PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN PPD PERSIAPAN ADMINISTRASI &SOUVENIR PPD PUBLIKASI PPD PENDAFTARAN PPD OBSERVASI CALON SISWA BARU KEPUTUSAN PENERIMAAN DAN PENGUMUMAN DAFTAR ULANG MENSOSIALISASIKAN PROGRAM KERJA TAHUNAN KE ORTU PEMBENTUKAN PANITIA OPEN HOUSE PERSIAPAN KEGIATAN OPEN HOUSE GLADI BERSIH OPEN HOUSE INSTRUKSI KERJA
Slide28 PELAKSANAAN OPEN HOUSE PEMBENTUKAN PANITIA MATRIKULASI PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MATRIKULASI PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN MATRUKILASI PELAKSANAAN KEGIATAN MATRIKULASI PELAPORAN KEGIATAN MATRIKULASI PEMBENTUKAN PANITIA MOS PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MOS PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA MOS PELAKSANAAN KEGIATAN MOS PELAPORAN KEGIATAN MOS PENEMPATAN KELAS BARU/AWAL PENEMPATAN KELAS LAMA PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN PEMBELAJARAN PENYUSUNAN PROGRAM SEMESTER PEMBELAJARAN PENYUSUNAN SYLABUS DAN RENCANA PROGRAM PEMBELAJARAN MENENTUKAN KRITERIA KETUNTASAN MINIMAL PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI KELAS INSTRUKSI KERJA
Slide29 PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BIOLOGI PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM KOMPUTER PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BAHASA MELAKUKAN ULANGAN HARIAN MEMBERIKAN TUGAS MENILAI KINERJA PRAKTEK LABOR PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA MELAKUKAN ULANGAN TENGAH SEMESTER MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMESTER I MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMSTER II UJIAN SEKOLAH TERTULIS UJIAN SEKOLAH PRAKTEK MENENTUKAN KRITERIA KENAIKAN KELAS MENENTUKAN KRITERIA PENJURUSAN MENENTUKAN KRITERIAN KELULUSAN MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER (EKSKUL) PILIHAN/WAJIB MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER KHUSUS MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER WAJIB PENGENALAN LINGKUNGAN DAN EKSPLORASI LINGKUNGAN INSTRUKSI KERJA
Slide30 PENGENALAN EKSPLORASI PROFESI/KEAHLIAN PEMBENTUKAN PANITIA PESANTREN SEKOLAH PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN PESANTREN SEKOLAH TUGAS WALISANTRI PEMBENTUKAN PANITIA KHATAMAN QURAN PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN BIAYA KHATAMAN QURAN PELAKSANAAN KHATAMAN QURAN PELAPORAN KEGIATAN KHATAMAN QURAN PEMBENTUKAN PANITIA WISUDA PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN WISUDA RENCANA KEGIATAN WISUDA PELAKSANAAN WISUDA PELAPORAN KEGIATAN WISUDA PENERIMAAN BIAYA-BIAYA (SPP, DPP, OPS, CATERING, JEMPUT-ANTAR) SETOR TUNAI TRANSFER ATM PENGELUARAN BIAYA OPERASIOANAL UNIT (ADA DALAM RABS) PENGELUARAN KEGIATAN INSIDENTAL (ADA DALAM RABS) INSTRUKSI KERJA
Slide31 PENGELUARAN INSIDENTAL PEMBAYARAN GAJI LEWAT BANK PEMBAYARAN GAJI LEWAT KAS PEMBAYARAN GURU NGAJI LAPORAN KEUANGAN OPERASIONAL UNIT LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN INSIDENTAL PENGADAAN BARANG PENGAJUAN ATK UNIT DRIVER SEKOLAH KATERING SEKOLAH CLEANING SERVICE RUMAH TANGGA SEKOLAH BAGIAN KOMPUTER SATUAN TUGAS KEAMANAN USULAN KARYAWAN BARU (SDM) FLOWCHART MAPPING PROSES CASH FLOW KEUANGAN MANAJEMEN KELEMBAGAAN (FC)/A SITEM INFORMASI (FC)/A TATA PAMONG (FC)/A KEMITRAAN DAN HUMAS TATA PAMONG-ADMINISTRASI AKADEMIK (FC)/A TATA PAMONG-ADMINISTRASI HUMAS (FC)/A INSTRUKSI KERJA
Slide32Slide 32 Formulir Formulir merupakan media untuk mencatat hasil proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu. Mengenai format Formulir , standar ISO-9000 tidak memberikan pedoman khusus. Sekolah dapat menggunakan format Formulir yang sudah ada atau merancang format yang sesuai dengan prosedurnya APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (11) DOKUMEN PENDUKUNG
Slide33Slide 33 PENGENDALIAN DOKUMENTASI Yang dimaksud dengan dokumen mutu TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru) Sedangkan dokumen mutu yang TAK TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru)
Slide34Slide 34 PENGENDALIAN DOKUMENTASI 5. Perhatikan pengendalian dokumen kadaluarsa Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kadaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja. Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah master (asli) dokumen mutu revisi lama, jika dokumen tersebut diperbaharui (revisi baru).
Slide35TT e e r r i i m m a a K K a a s s i i h h